Principios Fundamentales Aplicados a la Administración de Riesgos en MSF

Definición de Riesgo y Administración del Riesgo

Antes de comenzar a desarrollar el tema sobre la administración del riesgo con MSF, es importante hacer una definición de riesgo, en este sentido cabe destacar que el riesgo es una situación de probabilidad de ocurrencia de un evento, una vulnerabilidad, una amenaza. Subrayo probabilidad porque así debemos enfocarlo, no es una certeza, en otras palabras la probabilidad de ocurrencia no puede ser 0 ni puede ser 1, ¿Por qué? Si es 0 es porque estamos seguros de que un evento jamás va a ocurrir entonces no hay riesgo y si es 1 es un evento seguro de que ocurrirá y allí estaríamos más bien preparados para el hecho.

Basándonos en la definición estricta del riesgo y analizando el momento que planificamos las actividades de un proyecto, observaremos que no estamos seguros de que todas las actividades puedan ejecutarse, sin embargo no podríamos decir que todas las actividades del proyecto  son un riesgo, ¿Por qué en la vida practica NO consideramos todas las actividades como un riesgo?, sencillo sabemos que existen actividades que tienen mayor probabilidad de ocurrencia que otras.

Continuando con el párrafo anterior, dentro del manejo de riesgo del proyecto ponemos aquellas actividades que tengan una probabilidad de afectar a nuestro proyecto en tiempo, costo y alcance más alta que otras.

Un riesgo es un evento que nos pueda afectar en tiempo, costo, alcance y calidad al proyecto.  Es aquí donde surge la importancia de la Administración del Riesgo.

La Administración del Riesgo aumenta la probabilidad de éxito en un proyecto, minimizando el potencial para el fracaso.

La Administración del Riesgo puede definirse como una forma de abordar un problema desde un punto de vista gerencial para disminuir los riesgos inherentes al proyecto La administración del riesgo pretende identificar, estudiar y eliminar las fuentes de riesgo antes de que comiencen a amenazar el éxito o la finalización exitosa de un proyecto

Principios Fundamentales Aplicados a la Administración de Riesgos en MSF

1 Mantenernos Alertas y preparados para el cambio.

Como administradores del riesgo debemos desarrollar habilidades básicas para mantenernos alertas, habilidades que nos permitan ejecutar un buen papel frente a los cambios que podemos estar haciendo durante todo el ciclo de vida del proyecto, producto del análisis de riesgos del mismo. Estas habilidades son:

  1. Identificar: Tenemos que tomar estándares o guías, que pueden ser propios del proyecto, del cliente, de la empresa donde laboramos, para aprender y visualizar que es un riesgo y que no.
  2. Analizar: Es la habilidad más importante porque el análisis arroja sobre una actividad de riesgo su impacto en costo, tiempo y calidad.
  3. Planear: Acciones concretas para contener el riesgo, poner en blanco y negro que hacer para que los riesgos se minimicen.
  4. Controlar, administrar y monitorear los riesgos con todas las actualizaciones.  A menudo puede pasar que un riesgo que planeamos no se convierte en un evento, sin embargo el riesgo una vez que transcurre el proyecto desaparece y aparecen otros  nuevos, es un proceso constante de identificación, análisis, evaluación y monitoreo de los riesgos, es importante estar pendiente hacia todos los riesgos que puedan ocurrir al principio del proyecto y durante todo el ciclo de vida.

Producto del constante monitoreo sobre los riesgos durante el ciclo de vida del proyecto puede originar cambios en las actividades del proyecto en momentos determinados con la finalidad de minimizar amenazas y aumentar la probabilidad de éxito.

Un enfoque proactivo permite al equipo aceptar el cambio y convertirlo en una oportunidad, y con ello evitar que el cambio pueda  convertirse en una fuerza perturbadora, en algo negativo.

2  Promover una Comunicación Abierta en el Modelo de equipo de trabajo MSF

MSF alienta una actitud de comunicación abierta hacia debatir los riesgos, tanto con los miembros de equipo de trabajo como con los principales interesados externos del  proyecto. Todos los miembros del equipo deben participar en la identificación de riesgos y en el análisis de los mismos.

Los jefes de equipo y la administración de riesgos deben apoyar y fomentar el desarrollo de una cultura de no culpar a ningún miembro del proyecto sobre la probabilidad de que ocurra un riesgo, al contrario, se debe promover una discusión franca y abierta de los riesgos del proyecto con todos los afectados por ese riesgo, para conducirnos a una mayor precisión en la evaluación del estado del proyecto y una mejor toma de decisiones, tanto dentro del equipo como en la dirección ejecutiva y los patrocinadores.

3 Cuentas Claras, Responsabilidad Compartida.

Como describimos en un artículo publicado anteriormente sobre el El Modelo de equipo MSF, este modelo se basa en la premisa de que cada función presenta una perspectiva única en el proyecto y que ninguna persona por sí misma puede representar de una manera satisfactoria todos los objetivos de calidad de todas las funciones. Sin embargo, el cliente necesita una sola fuente de información que cuente con autoridad sobre el estado del proyecto, las acciones y los problemas actuales. Para resolver este dilema, el equipo de compañeros debe combinar una línea clara de responsabilidad hacia el cliente con la responsabilidad compartida con el fin de lograr el éxito en general.

Dentro del equipo, cada función es responsable de todas las actividades que son necesarias para lograr su propio objetivo de calidad.  Cada miembro del equipo es responsable del éxito general del proyecto y de la calidad de la solución y se espera que contribuya con ideas y observaciones que se deriven de su conocimiento incluso en áreas en las que no es responsable de una manera personal.

En concreto, las funciones del equipo MSF comparten responsabilidad en muchos aspectos de la administración del proyecto, por ejemplo, la administración del riesgo, la administración del tiempo, la administración de la calidad, el planeamiento, la programación, la selección de los miembros del equipo y la administración de los recursos humanos.

 Bajo esta premisa, no hay una sola persona que administre el riesgo dentro de MSF, cada integrante del equipo debe rendir  cuentas claras sobre sus actividades actividades y la administración de riesgos.

Sin embargo es el área de Gerencia de Proyectos quien lidere en general la administración del riesgo.  Es el Gerente de Proyecto el responsable general de la Administración del Riesgo.

4. Aprender de Todas las Experiencias

En todas las disciplinas, y dentro de la vida misma el aprendizaje continuo sobre las experiencias o hechos nos dan la condición de mejorar perennemente.

MSF nos invita a analizar constantemente las actividades del proyecto, los factores de éxito, los factores de riesgo, el conocimiento acumulado de un proyecto puede disminuir la incertidumbre en torno a la toma de decisiones.

Documentar las versiones del proyecto, los cambios efectuados, como se abordaron las situaciones de riesgos, es colocar conocimiento disponible para que otros puedan aprovechar en el próximo proyecto.

Autor: arevalomaria

Ingeniero de Sistemas, Magister en Gerencia y Tecnologia de la Informacion, Certificaciones: ITIL V3, CCNA, Microsoft Certified Professional.

4 comentarios en “Principios Fundamentales Aplicados a la Administración de Riesgos en MSF”

  1. nos ayuda a entender y comprender que todo proceso tiene implicaciones y que se puede resolver si se sabe del tema esto es lo que se trata los principios fundamentales aplicados a la administracion de riesgos.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s