En seis pasos: Administración de Riesgos en MSF

Identificar

El primer paso que debe considerar el Gerente de Proyectos como el responsable general de la Administración de Riesgos es identificar durante el proceso de planificación del proyecto, aquellas actividades que tengan mayor probabilidad de no ejecución o con mas variables requeridas para una ejecución exitosa.

Durante la Planificación del Proyecto, cada miembro del equipo de MSF debe evaluar sus actividades, las variables asociadas a una exitosa ejecución como tiempo, recurso humano, alcance, capacidades técnicas y de conocimientos, clientes, proveedores, en fin, todo lo que interviene en cada actividad para que esta se ejecute.

Cada miembro colabora en la construcción de la lista de riesgos, como equipo se llega a consensos para poder continuar con la planificación del proyecto.

Durante la actividad de identificación de los riesgos en la fase de planificación del proyecto, es importantísimo el intercambio de ideas entre los miembros del equipo del proyecto, las reuniones e incluso talleres formales para la percepción real de los riesgos del proyecto.

A continuación las fuentes que pueden estimular la detección del riesgo:

  1. Personas: Habilidades y destrezas, políticas de comunicación. Se evalúan Clientes, usuarios finales, proveedores, interesados en el proyecto, ejecutores.
  2. Procesos: Presupuestos, horarios, costos, requerimientos del proyecto, diseño, construcción y pruebas.
  3. Tecnología: Seguridad, desarrollo, entornos de prueba, herramientas de implementación.
  4. Entorno: Leyes del país, reglamentos de la organización, el ambiente de negocios en la organización.

 Analizar y Priorizar

El responsable de la Administración del riesgo, debe tomar la lista construida entre todos, analizar los elementos de riesgo y darle prioridad para la acción, tomando en cuenta que riesgos comprometen por ejemplo recursos para su ejecución, una estrategia de negociación, entre otras.

Independientemente de la técnica que se utilice para cuantificar la probabilidad de riesgos, es importante reflejarlo al organizar el orden de prioridades de los riesgos, cada riesgo y su valoración de probabilidad de que ocurra debe ser validado en consenso por los miembros del equipo.

Debemos considerar también el impacto del riesgo, cuales son los costos asociados, efectos adversos.

Podemos construir una matriz de riesgos, reflejando la probabilidad y el impacto que tendría sobre el proyecto.

Planificar y programar

Unas ves construidas la matriz de riesgo, su impacto y la probabilidad de que ocurra, debemos diseñar el plan de acción, se considera que es la tarea con mayor esfuerzo dentro de la administración del riesgo.  Es desarrollar una lista de acciones y actividades a ejecutar para cada riesgo identificado.  Este plan de acción se incluye en el cronograma del proyecto, se deben asignar responsables para su ejecución.

Es importante que el equipo entienda que las actividades de control de riesgos es una parte esperada del proyecto y no un conjunto adicional de las responsabilidades que podría hacerse en forma voluntaria. Todas las actividades de riesgo deben tenerse en cuenta en la programación de proyectos y el estado de presentación de informes

Seguimiento y presentación de informes de estado de riesgo

 Se considera que este es un punto fundamental en la administración del riesgo, hacer seguimiento para poder ejecutar los planes de manera eficaz. El seguimiento nos asegura que se ejecuten los planes de contingencia desarrollados para cada riesgo en el momento oportuno.

La presentación de informes de riesgos se presenta en dos niveles:

  1. Plan general de Riesgo, con sus estados de avance de ejecución del proyecto, que actividad se ejecuto exitosamente, cuales son los próximos riesgos a considerar según el estatus de ejecución del proyecto, cuales se activaron y como se solucionaron, es un informe gerencial y se presenta en juntas de proyecto.
  2. Plan de Riesgo a miembros del equipo, riesgos activados, quien esta ejecutando plan de acción, impacto sobre el proyecto, cuales son los riesgos que entran en estado de alerta o en probabilidades de ocurrir para emitir comunicados necesarios y preparar al equipo de trabajo a ejecutar los planes de acción si los riesgos ocurren. Es un informe más operativo.

Control

Debemos hacer constante monitoreo constante de las tareas identificar, analizar, priorizar, hacer seguimiento.  Como administradores del riesgo nos comprometemos a supervisar y evaluar el progreso en forma constante tomando en cuenta:

  • El Control de los planes de acción de riesgo.
  • Corregir las variaciones de los planes.
  • Responder a los factores desencadenantes

Los resultados y las lecciones aprendidas de la ejecución de los planes de contingencia deben incorporarse al  informe final del proyecto para que la información pase a formar parte del proyecto y la base de conocimiento de riesgos empresariales.

Aprender

Aprender es la sexta estrategia de la administración del riesgo con MSF.  Aprender nos va a fortalecer como equipo, el aprendizaje es continuo nos va a ir alertando de acciones a tomar para resolver con éxito cualquier evento que se nos presente.

Debemos promover el aprendizaje fomentando un ambiente que motive a la gente a aprender, valorando su conocimiento adquirido, nuevas ideas y nuevas relaciones como aspectos vitales de la creatividad que eso conduce a la innovacion, de igual forma incluyendo y acentuando aprender en planes estrategicos

Se centra en los siguientes objetivos fundamentales:

  • Trabajo en equipo, valorando el aprendizaje por experiencias y lecciones
  • Los planes se construyen para aprender en las practicas de la administracion del riesgo del proyecto.
  • Los resultados de la administración del riesgo se evaluan para apoyar la innovacion y la mejora continua del aprendizaje.
  • Las experiencias y las mejores practicas se comparten.

MSF resalta especialmente:

  • Proporcionar control de calidad sobre las actividades actuales de gestión de riesgo para que el equipo puede obtener información periódica
  • La captura de las lecciones aprendidas, especialmente alrededor de la identificación de riesgos y estrategias exitosas de mitigación, en beneficio de otros equipos, lo que contribuirá a la base de conocimiento sobre los riesgos
  • Mejorar el proceso de gestión de riesgos mediante la captura de comentarios por parte del equipo

Autor: arevalomaria

Ingeniero de Sistemas, Magister en Gerencia y Tecnologia de la Informacion, Certificaciones: ITIL V3, CCNA, Microsoft Certified Professional.

6 comentarios en “En seis pasos: Administración de Riesgos en MSF”

  1. Esta muy explicito el proceso. aunque en la fase de planificación peinso que se debe tener en cuenta las verdadesras acciones y sus actividades para que se cubran todos los riesgos.

  2. La explicación está muy buena , seria bueno tener un ejemplo practico de un riesgo (ejemplo : tecnologia muy nueva ó reciente ) y explicar como se va haciendo seguimiento , control , aprendizaje , etc del riesgo ,

  3. en estos seis pasos se ve como se debe administrar un riesgo en un modelo y que es importante cada cambio que se hace o se se implementa algo nuevo y para eso se debe tener en cuenta estas verdaderas actividades

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