Proceso 4: Desarrollar y Evaluar un Portafolio de Servicios de TICs #MOF

Cuando la Organización ha finalizado con la Estrategia de Servicios de TICs, la Organización y el Área de TICs deben determinar cuáles Proyectos y Servicios apoyan en mayor medida dicha Estrategia.   El Portafolio de Servicios de TICs es una lista de esos Proyectos y Servicios.   El asegurar que los Servicios y proyectos correctos sean incluidos en el Portafolio, requiere de los siguientes elementos:

  • Los Proyectos propuestos están Alineados con las iniciativas de la Estrategia de TICs
  • Una lista de Proyectos en lista de espera, Servicios Implementados, y servicios previstos para ser dados de baja
  • Un proceso de priorización  y aprobación de los nuevos Proyectos
  • Un sistema de medición para poder determinar el valor de los Servicios en relación a las Metas del Negocio

El Portafolio de Servicios de TICs mueve la Alineación del consumo de los recursos de TICs, el presupuesto de operación, y las Estrategias de inversión que apoyan la Estrategia de los Servicios de TICs.   Los principales usuarios del Portafolio son los líderes de la Organización y de las TICs, responsables de la Realización del Valor al Negocio con base en las inversiones en TICs.

 Actividades: Portafolio de Servicios

La siguiente Tabla enlista las Actividades involucradas en este proceso.   Estas actividades incluyen:

  • Definir la estructura y composición del Portafolio de Servicios de TICs.
  • Medir el valor de los Servicios de TICs en relación con los resultados de la Organización.
  • Analizar y aprobar los nuevos conceptos de Proyecto.
  • Publicar el Portafolio.

Actividades y Consideraciones para Desarrollar y Administrar un Portafolio de Servicios de TICs

Actividades Consideraciones
Definir la estructura y composición del Portafolio de Servicios de TICs Preguntas Clave:

  • ¿Cómo se debería de Estructurar el Portafolio de Servicios? ¿Cómo se deberían de clasificar los activos de TICs (por ejemplo, servicios básicos que proporcionen una diferencia para la Organización tales como sistemas de para manufactura o de conocimiento de clientes y sistemas de la Organización como la nómina o un Portal de beneficios o sistemas para servicios de infraestructura como la red de datos o una granja de servidores?

Entradas:

  • Los Planes de la Organización y los modelos Financieros
  • Modelos o Estructuras de Inversión de la Organización

Salidas:

  • Definición de la Estructura y de la Subestructura del Portafolio de Servicios
  • Descripciones de los Servicios (qué es el Servicio, a que procesos de la Organización apoya, y cuales  son los componentes que los que depende el Servicio)
  • Categorías en el inventario para clasificar las inversiones en TICs, en el contexto de los Servicios de la Organización

Mejores Prácticas:

  • Considerar incluir los siguientes elementos en el portafolio de Servicios:
  • Nombre del Servicio: Explicar con detalle todos los servicios (incluidos los servicios de infraestructura) en términos que reconozca la Organización.
  • Funciones de la Organización a los que apoya el Servicio: Identificar las Funciones y Procesos de la Organización que se apoyan en el Servicio.
  • Contribución del Servicio a la Organización: Explicar en términos de reducción de costos, ventaja competitiva o de cumplimiento regulatorio.
  • El Patrocinador por parte de la Organización: Un Directivo de alto nivel en la Organización que apoya directamente el Servicio de TICs a través de compromisos financieros.
  • Administrador de la relación entre la Organización y el Área de TICs: La persona responsable de asegurar que exista una comunicación  y Alineación entre el Área de TICs y la Organización.
  • Hoja de Ruta: La información sobre la próxima actualización prevista o posible sustitución o baja del Servicio; es un plan para los próximos dos a tres años.
Medir el valor de los Servicios de TICs en relación con los resultados de la Organización Preguntas Clave:

  • ¿Qué constituye el Valor al Negocio y cómo se va a medir? ¿Qué hay acerca de la percepción del cliente y el impacto a la Organización? ¿Puede el Área de TICs medir el Valor al Negocio de igual forma en que lo hace la Organización mediante modelos de Retorno de la Inversión (ROI por sus siglas en inglés), valor presente neto (NPV por sus siglas en inglés), valor económico añadido (EVA por sus siglas en inglés)? (para más información.
  • ¿Qué criterios se necesitan para apoyar las decisiones con respecto a la inversión (valor, costo o tolerancia al Riesgo)?

Entradas:

  • Mejoras mediante adiciones o solo de forma, aprobadas a la Estrategia del Servicios de TICs, definidas en términos de oportunidades o requerimientos de la Organización
  • Mapas de Servicio que relacionen a los clientes, los procesos de la Organización, las aplicaciones, y los componentes de infraestructura de TICs

Salidas:

  • Declaración del Valor del Servicio donde se decribe como el Servicios de TICs apoyan la reducción de costos, proporcionan una ventaja estratégica o como apoyan el cumplimiento de las regulaciones

Mejores Prácticas:

  • Estar concientes de la forma en que se empaquetan los Servicios.   Con modelos de costo, mediante agrupación de componentes, fijando precios a los diferentes niveles del Servicio, agrupando opciones, ya que todo esto va a influir en la forma en que los usuarios consuman el Servicio.
Analizar y aprobar los nuevos conceptos de Proyecto Preguntas Clave:

  • ¿Cuál es el nivel de detalle, de los datos del Proyecto, que se requiere en este primer nivel de aprobación?
  • ¿Cómo debe de demostrar el Proyecto una clara conexión y apoyo a las Iniciativas definidas en la Estrategia de TICs?
  • ¿Como se va a llevar a cabo la priorización de los Proyectos?¿Cómo se va asegurar la consistencia durante el proceso de priorización?
  • ¿Quiénes deberían de estar en el Consejo de asesoría para la aprobación? ¿Cómo puede este Consejo de asesoría asegurar un enfoque de la Organización para este tipo de aprobación?  (para más información.

Entradas:

  • Propuestas de conceptos de Proyectos
  • Consejo de asesoría con autoridad aprobada
  • Método y proceso de Priorización

Salidas:

  • Conjunto de Proyectos aprobados y con un dueño asignado
  • Comunicación de los conceptos de Proyectos aprobados

Mejores Prácticas:

  • Cuando los conceptos de Proyecto reciban se aprueben, es importante definir un Equipo y comenzar con la Fase de entrega del ciclo de vida de los Servicios de TICs.   Esto comienza con el proceso de Conceptualización.
  • Asignar un Grupo de aprobación que tenga la autoridad sobre el presupuesto y a quién se le asigne la Rendición de Cuentas, para asegurar los resultados para la Organización y para la Gobernabilidad de las TICs.
Publicar el Portafolio Preguntas Clave:

  • ¿Cómo verán los usuarios el Portafolio?¿Quién necesita de una vista de cada uno de los Proyectos y a qué nivel y con que detalle?

Entradas:

  • Listado de los Proyectos aprobados

Salidas:

  • Portafolio actualizado y publicado

Mejores Prácticas:

  • Asegurar que cada Proyecto tiene la siguiente documentación:
  • Punto de contacto
  • Servicio Asociado y/o Grupo dentro de la Organización
  • Descripción y beneficios esperados
  • Una Cronología
  • Recursos
  • Riesgos, supuestos y posibles obstáculos
  • Categorizar los Proyectos del Portafolio utilizando las siguientes denominaciones:
  • Inversiones estratégicas iniciadas por las TICs
  • Inversiones estratégicas a instancias de la Organización
  • Proyecto requerido con base en el Cumplimiento o en las regulaciones
  • Proyecto para mantener o para mejorar
  • Proyecto Reactivo debido a un cambio en la tecnología o en la Organización

Autor: arevalomaria

Ingeniero de Sistemas, Magister en Gerencia y Tecnologia de la Informacion, Certificaciones: ITIL V3, CCNA, Microsoft Certified Professional.

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