Herramientas Estadísticas para solución de problemas #SixSigma

Mapa de procesos

Dentro de los sistemas de calidad  resulta de gran utilidad representar la estructura y relaciones de los sistemas mediante diagramas de flujo.

Ventajas de los diagramas de flujo

  • Proveen una secuencia gráfica de cada uno de los pasos que componen una operación desde el inicio hasta el final. Permitiendo una mejor visualización y comprensión del proceso.
  • Los diagramas de flujo pueden minimizar grandes volúmenes de documentación, incluyendo la documentación ISO 9000.
  • Facilitan el desarrollo de Procedimientos Estándar de Operación.
  • Al tener un procedimiento de operación estándar se reduce en gran medida la variación y el tiempo de ciclo.
  • Los diagramas de flujo permiten detectar áreas de mejora en los procesos.

Descripción de símbolos

En la construcción de diagramas de flujo de procesos se utilizan los símbolos descritos a continuación

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Pasos para la elaboración de un diagrama de flujo

 

  1. Describir el proceso a evaluar: Es importante comenzar con los procesos que se consideran de mayor impacto en la organización.
  1. Definir todos los pasos que componen un producto o servicio: Existen diferentes maneras de hacerlo. Una de ellas consiste en que el equipo de trabajo anote en tarjetas los diferentes pasos que conforman el proceso, con este método el equipo puede arreglar y ordenar los pasos del proceso. Otra manera de hacerlo es mediante el uso de programas de diagramas de flujo en computadoras, de esta manera se tiene mayor flexibilidad que en el método anterior y se ahorra bastante tiempo. Cada paso deberá de ser discutido y analizado a detalle utilizando la pregunta “¿por qué se hace de esta manera?”
  1. Conectar las actividades: Cuando los pasos que componen el proceso han sido descritos se construye el diagrama de flujo, conectando las actividades mediante flechas, cada símbolo debe describir la actividad que se realiza con pocas palabras.
  1. Comparar el proceso actual con el proceso considerado como “ideal” las siguientes preguntas pueden servir de guía:

¿Existen pasos demasiado complejos?

¿Existe duplicidad o redundancia?

¿Existen puntos de control para prevenir errores? ¿deberían de existir?

¿El proceso funciona en la manera en la cual debería de hacerse?

¿Se puede realizar el proceso de diferente manera?

  1. Mejoras del proceso: Una vez que se contestan las preguntas mediante tormenta de ideas se realizan mejoras. Definiendo los pasos que agregan valor y los que no agregan se puede llevar a cabo una simplificación sustancial del proceso. Las mejoras son priorizadas y se llevan a cabo planes de acción.
  1. Implementar el nuevo procedimiento: Una vez realizadas las mejoras se dan a conocer a las personas involucradas en el proceso y se verifica su efectividad.

Lluvia de ideas

Es una técnica de grupo para crear ideas originales en un ambiente relajado. Esta herramienta fue creada cuando se realizó una búsqueda de ideas creativas, el cual generaba más y mejores ideas que las que los individuos podían producir trabajando de forma independiente.

Para utilizar la técnica de lluvia de ideas se sugiere la siguiente técnica:

1.Escoger a alguien para que sea el facilitador y apunte las ideas.

2.Escribir en un rotafolio o pizarrón el problema a discutir.

3.Escribir cada idea en el menor número de palabras y si se llega a repetir una idea verificarla con su contribuidor. Nunca el facilitador puede interpretar o cambiar las ideas.

  1. Establecer un tiempo límite. (Aprox. 25 minutos)
  2. Fomentar la creatividad. Construir sobre las ideas de otros pero nunca criticar las ideas.
  3. Revisar la lista para verificar su comprensión.

7.Converger las ideas (Eliminar las duplicaciones, problemas irrelevantes y aspectos no aplicables). El grupo llegará al consenso en las principales ideas y propondrá unas medidas a tomar en función del análisis.

La técnica Lluvia de ideas puede ser aplicada con gran frecuencia al llevar a cabo otras herramientas, como por ejemplo, diagramas causa-efecto, 5 Porqués?, Diagrama de Afinidad, Diseño de experimentos, pruebas de confiabilidad, etc.

Ventajas:

  • La tormenta, o lluvia, de ideas posee una serie de características que la hacen muy útil cuando se pretende obtener un amplio número de ideas sobre las posibles causas de un problema, acciones a tomar, o cualquier otra cuestión.

Una observación añadida es que este método sirve de entrada, o de fase previa, para otras técnicas de análisis.

Diagrama de Pareto

Herramienta utilizada para el mejoramiento de la calidad en la solución de problemas, para representar datos sobre un problema que permite identificar fácilmente los aspectos más significativos del mismo[1].

El principio  enuncia que aproximadamente el 80% de los efectos de un problema se debe a solamente  20% de las causas involucradas.

El diagrama de Pareto es una gráfica de dos dimensiones que se construye listando las causas de un problema en el eje horizontal, empezando por la izquierda para colocar a aquellas que tienen un mayor efecto sobre el problema, de manera que vayan disminuyendo en orden de magnitud. El eje vertical se dibuja en ambos lados del diagrama: el lado izquierdo representa la magnitud del efecto provocado por las causas, mientras que el lado derecho refleja el porcentaje acumulado de efecto de las causas, empezando por la de mayor magnitud.

Ventajas:

  • Ayuda a concentrarse en las causas que tendrán mayor impacto en caso de ser resueltas.
  • Proporciona una visión simple y rápida de la importancia relativa de los problemas.
  • Ayuda a evitar que se empeoren algunas causas al tratar de solucionar otras.
  • Su formato altamente visible proporciona un incentivo para seguir luchando por más mejoras

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Diagrama de Causa Efecto (Ishikawa)

Algunas veces es llamado diagrama de Ishikawa o espina de pescado, es la representación de varios elementos (causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto).

Es utilizado cuando se necesita identificar las posibles Causas de un problema específico, La naturaleza gráfica del diagrama permite que los grupos

organicen grandes cantidades de información sobre el problema y determinar exactamente las posibles causas principales.

Una vez elaborado, el diagrama causa-efecto representa de forma clara, ordenada y completa todas las causas que pueden determinar cierto problema.

  1. Identificar el problema. El problema es algo que queremos mejorar o controlar, este debe ser físico y concreto, sino el número de elementos en el diagrama será muy alto.
  2. Registrar la frase que resume el problema. Escribir el problema en la parte extrema derecha del papel y dejar espacio para el resto del diagrama a la izquierda. Dibujar una caja alrededor de la frase que resume el problema
  3. Dibujar y marcar las espinas principales, estas representan la entrada principal / categorías de recursos o factores causales; las categorías a usar son materiales, métodos, máquinas, mente de obra, medio ambiente.
  1. Realizar una lluvia de ideas de las causas del problema, este es el paso más importante en el diagrama de Ishikawa. Las ideas generadas en este paso guiarán la selección de las causas de raíz. Para asegurar que el equipo está al nivel  apropiado de profundidad se deberá hacer continuamente la  pregunta Por qué por cada una de las causas iniciales mencionadas.
  1. Identificar los candidatos para la “causa más probable”. Las causas seleccionadas por el equipo son opiniones y deben ser verificadas con más datos. Todas las causas en el diagrama no necesariamente están relacionadas de cerca con el problema: el equipo deberá reducir su análisis a las causas más posibles. Hay que encerrar en un círculo la(s) causa(s) más probable seleccionada por el equipo o marcarla con *.
  1. Cuando las ideas ya no pueden ser identificadas, se deberá analizar más a fondo el diagrama para identificar métodos adicionales para la recolección de datos.

Ventajas:

  • Permite que el grupo se concentre en el contenido del problema, no en la historia del problema ni en los distintos intereses personales de los integrantes del equipo.
  • Ayuda a determinar las causas principales de un problema, o las causas de las características de calidad, utilizando para ello un enfoque estructurado.
  • Estimula la participación de los miembros del grupo de trabajo, permitiendo así aprovechar mejor el conocimiento que cada uno de ellos tiene sobre el proceso.

Incrementa el grado de conocimiento sobre un proceso.

Ejemplo:

El Sr. Pérez tuvo un accidente automovilístico en el carretera, el equipo de mejora continua que trabaja con él se reunió y analizó el problema, utilizando una Lluvia de ideas; después de que convergieron en 16 ideas se utilizó el Diagrama de Ishikawa para clasificarlas como a continuación de ejemplifica. Se construye el diagrama espina de pescado con las causas primarias (M´s), a partir de estas causas se agrupan las causas secundarias y terciarias derivadas de la lluvia de ideas

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Diagrama de Árbol

El Diagrama de Árbol, o sistemático, es una técnica que permite obtener una visión de conjunto de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un problema.

Partiendo de una información general, como la meta a alcanzar, se incrementa gradualmente el grado de detalle sobre los medios necesarios para su consecución. Este mayor detalle se representa mediante una estructura en la que se comienza con una meta general (el “tronco”) y se continúa con la identificación de niveles de acción más precisos (las sucesivas “ramas”). Las ramas del primer nivel constituyen medios para alcanzar la meta pero, a su vez, estos medios también son metas, objetivos intermedios, que se alcanzarán gracias a los medios de las ramas del nivel siguiente. Así repetidamente hasta llegar a un grado de concreción suficiente sobre los medios a emplear

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Ventajas:

  • Exhorta a los integrantes del equipo a ampliar su modo de pensar al crear soluciones.
  • Mantiene a todo el equipo vinculado a las metas y submetas generales de una tarea.
  • Mueve al equipo de planificación de la teoría al mundo real.

Diagrama de Afinidad

El Diagrama de Afinidad, referido a veces como método KJ, es una herramienta que sintetiza un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones,…) agrupándolos en función de la relación que tienen entre sí. Se basa, por tanto, en el principio de que muchos de estos datos verbales son afines por lo que pueden reunirse bajo unas pocas ideas generales.

Es una herramienta muy útil cuando se dispone de una gran cantidad de información proveniente de diferentes fuentes; ésta herramienta es muy sutil al momento de analizar y extraer la información de éstos datos.Es considerado como una clase especial de “tormenta de ideas”, constituyendo, frecuentemente, esta técnica de creatividad el punto de partida para la elaboración del diagrama.

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Diagrama de Relaciones

Es una herramienta Que determina que idea tiene influencia sobre otra, representando ésta relación  mediante una flecha en la dirección de influencia.

En particular el Diagrama de Relaciones se utiliza cuando:

  1. Un tema es lo suficientemente complejo como para que la Inter.-relación entre ideas (causas y efectos) sea difícil de determinar, clasificar y priorizar
  2. Es critico en la resolución del problema la secuenciación correcta de las actividades por parte de la dirección
  3. Existe un sentimiento de que el problema en cuestión en realidad es un solo síntoma.
  4. El número de causa y las relaciones entre estas es significativo y difícil de analizar por separado
  • Desarrollar aprox. 50 conceptos del problema (post its)
  • Colocar en forma aleatoria los conceptos
  • Relacionar los conceptos con flechas causa èefecto
  • Se requieren varias revisiones al diagrama por los miembros del equipo
  • El equipo llega a un consenso sobre los conceptos sobre los que necesita trabajar
  • Causa raíz = más flechas de salida; Resultado = más flechas de llegada

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Autor: arevalomaria

Ingeniero de Sistemas, Magister en Gerencia y Tecnologia de la Informacion, Certificaciones: ITIL V3, CCNA, Microsoft Certified Professional.

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